Markus Senft

Spenderservice

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Jährliche Erklärung zu den Grundsätzen des Deutschen Spendenrates e.V.

Das Deutsche Kinderhilfswerk hat die Grundsätze mit folgenden Ausnahmen umgesetzt:

  1. Die variablen Vergütungselemente der Regional- und Standortbetreuer betragen 25 bis 39% der Gesamtvergütung.
  2. Die Besonderheiten in der Rechnungslegung Spenden sammelnder Organisationen nach IDW RS HFA 21 müssen umgesetzt werden.

Erläuterungen:

Zu 1.: Die Spendendosenaktion ist eine wichtige Einnahmequelle für die vielfältigen Projekte des Deutschen Kinderhilfswerkes zur Verwirklichung einer kinder- und familienfreundlichen Umwelt, zur Erhaltung und zum Ausbau positiver Lebensbedingungen für junge Menschen und ihre Familien. Die Aufstellung und der Austausch der Dosen sind über ein System von Regional- und Standortbetreuern abgesichert. Diese Mitarbeiter sind fest angestellt und je nach Gebietsbedarf in Teil- oder Vollzeit beschäftigt. Sie betreuen die Standorte durch regelmäßig geplante Besuchsfahrten, akquirieren neue Standorte hinzu und nehmen repräsentative und aufklärende Tätigkeiten vor Ort wahr.

Im Rahmen der Spendendosenaktion des Deutschen Kinderhilfswerkes erhalten diese Mitarbeiter eine Grundvergütung bestehend aus einem Basislohn une einer auf das Sammelgebiet bezogenen Zulage. Der Basislohn basiert auf der Wochenstundenzahl und die Zulage entspricht der Ertragsgröße des Sammelgebietes, welche grundsätzlich konstant gezahlt wird. Darüber hinaus wird eine Provision gewährt, die sich nach der Summe der Erträge aus den von der Standortbetreuerin oder vom Standortbetreuer eingesammelten Spendendosen seine Betreuungsgebietes bemisst. Diese Provision liegt derzeit bei 5% am Ertrag der eingesammelten Spendendosen.

Diese Mischung aus Grundvergütung und erfolgsabhängiger Bezahlung ist für das Deutsche Kinderhilfswerk notwendig, weil wir keine regionalen Untergliederungen haben, in welche die Standortbetreuer/innen eingebunden sind. Sie müssen sich zu einem großen Teil die Sammeltätigkeit selbst organisieren. Im Interesse unserer Spender/innen erschent uns eine provisionsfreie Vergütung nicht angemessen. Es ist uns wichtig, dass wir eine hohe Effektivität der Aktion garantieren können.

Zu Beginn der Spendendosenaktion vor über 35 Jahren wurde diese mit ehrenamtlichen Helferinnen und Helfern umgesetzt. Dadurch konnte jedoch für die Spendendosenstandorte keine zufriedenstellende Kontinuität und Verlässlichkeit hergestellt werden.

Es erfolgte eine Umstellung auf eine provisionabhängige Tätigkeit, die nun eine hohe Zufriedenheit bei den Partnern erzeugt hat. Zu berücksichtigen gilt in diesem Zusammenhang, dass die Standortbetreuer/innen keine Spendenakquise machen, sondern um Partnerschaften für das Aufstellen von Dosen werben.

Bis vor zwei Jahren lag der Provisionsanteil bei durchschnittlich 50%. Allen Mitarbeiter/innen wurden neue Verträge mit einer höheren Grundvergütung angeboten. Bis auf zwei Standortbetreuer, die ihren alten Arbeitsvertrag mit der höheren Provision behalten wollten, haben mittlerweile alle anderen Mitarbeiter/innen einen neuen Vertag mit einer höheren Grundvergütung.

Jede Spendendose ist aufgrund eines Barcodesystems eindeutig identifizierbar und dem jeweiligen Standort zugeordnet. Nach der Aufstellung der Dose wird der Standort mit dem Barcode verknüpft. Je nach Standort hat die Dose eine Verweildauer von vier Wochen bis zu etwa einem Jahr.

Ist die Dose gefüllt oder werden außergewöhnlich große Beträge (Geldscheine 20 Euro) eingeworfen, erhält das Deutsche Kinderhilfswerk einen Anruf vom Standort, um die Dose abzuholen. Aus der Summe der Erfahrungen ergeben sich so Abholungsrhythmen, die der jeweilige Standort- oder Regionalbetreuer zur Planung der Abholungen verwendet. Die Abholungen setzen sich somit aus geplanten und angeforderten Terminen zusammen. Sofern eine angeforderte Abholung in kurzem Zeitabstand nicht möglich erscheint, wird der Rückhol- und Werttransportservice der Deutschen Post genutzt.

Nach der Abholung der Spendendose durch die regionalen Mitarbeiter werden monatlich die Dosen zu einem externen Dienstleister gebracht. Jede Dose wird einzeln geöffnet und das Zählergebnis dem jeweiligen Barcode zugeordnet. DM und Euro werden pfennig- bzw. centgenau erfasst, Fremdwährungen werden mit ihrem Gewicht erfasst und in einem nachgelagerten Zählvorgang ausgewertet und bewertet. Die Zählergebnisse werden auf elektronischem Weg vom Dienstleister zum Deutschen Kinderhilfswerk übertragen und dort entsprechend verbucht.

Durch das Barcodesystem und die dahinter liegende Datenbank ist eine standortgenaue Auswertung möglich. Uneffektive Standorte (zu wenig Ertrag bei langen Standzeiten) können somit aufgegeben werden, effektive Standorte (hohe Erträge, kurze Standzeiten bis zur notwendigen Abholung) gezielt verstärkt werden. Das System wird zur betriebswirtschaftlichen Gebietsanalyse (ABC-Analyse) genutzt, um die höchstmögliche Effizienz zu erreichen.

Dieser Prozess des Sammeln von Kleingeldspenden mit der Hilfe von Spendendose, des Nachweises der Spendendosen über das Barcodesystem in Verbindung mit einer leistungsfähigen Datenbank und die erfolgsabhängige Vergütung der Regional- und Standortbetreuer hat sich über Jahre bewährt und ist einzigartig in Deutschland.

Zu 2.: Das Deutsche Kinderhilfswerk bildet bisher Rücklagen auf der Grundlage der Auswertung einer Kosten- und Leistungsrechnung (also auch auf der Passivseite der Bilanz) pro Projekt. Bei der Bildung der Rücklagen wird zwischen zweckgebundenen und freien Rücklagen unterschieden. Die zweckgebundenen Rücklagen werden bei Projekten auf der Basis der Spendeneinnahmen und Projektausgaben ermittelt. Der Verwendungsnachweis erfolgt jährlich und entspricht demnach dem steuerrechtlichen Gebot der zeitnahen Mittelverwendung.

Die Umstellung auf die Festlegungen nach IDW RS HFA 21 und die damit verbundene Einrichtung eines „Sonderposten für noch nicht verbrauchte Spenden“ bedeutet für das Deutsche Kinderhilfswerk ein Paradigmenwechsel. Unter Berücksichtigung des Wechsels der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird diese Umstellung mit dem Rechnungsjahr 2015 erfolgen.